Celem audytu była weryfikacja stanu zatrudnienia, struktury organizacyjnej i poziomu wynagrodzeń poprzez analizę stanowisk pracy, zakresów zadań i odpowiedzialności na stanowiskach i w wydziałach, wartościowanie pracy oraz pomiar poziomu kompetencji.
Intencją władz gminy oraz audytorów było uzyskanie wymiernych korzyści w zakresie organizacji pracy i optymalnego zagospodarowania środków finansowych:
- poprawa jakości obsługi klientów,
- poprawa warunków pracy,
- oszczędności finansowe wynikające z lepszej organizacji pracy,
- zwiększenie efektywności na poszczególnych stanowiskach pracy.
Najwięcej czasu poświęcono na analizę stanowisk pracy oraz organizację pracy, a także podział zadań i obowiązków pomiędzy wydziały, jednostki i pracowników.
Struktura organizacyjna oraz zatrudnienia Urzędu Gminy nie budziła większych zastrzeżeń. Jedynie w dwóch wydziałach zauważono zwiększoną liczbę pracowników. Po zebraniu dodatkowych informacji wyjaśniono, że wynika to z zakresu przydzielonych zadań. Poza tym ze względu na oszczędne gospodarowanie kadrami zauważono odmienny niż w innych urzędach gmin podział zdań pomiędzy wydziałami i pracownikami. Ponieważ jednak wprowadzenie zmian organizacyjnych nie gwarantuje poprawy jakości pracy (która jest na wysokim poziomie) oraz komfortu pracy pracowników, odstąpiono od wydania rekomendacji w tym zakresie.
W żadnej z badanych jednostek samorządowych nie stwierdzono przerostów zatrudnienia. Także struktury organizacyjne badanych instytucji co do ogólnych zasad odpowiadają zadaniom, jakie poszczególne jednostki są zobowiązane realizować. Niemniej jednak zauważono czynniki, które utrudniają wykonywanie zadań. Pomimo pozornie dużych budynków będących w posiadaniu Urzędu Gminy warunki lokalowe nie sprzyjają wykonywaniu zadań. Zarówno rozlokowanie poszczególnych pomieszczeń jak i ich metraż są niewystarczające jak na taką liczbę pracowników i ilość zadań. Dotyczy to przede wszystkim siedziby Urzędu Gminy oraz GOPS. Dodatkowe utrudnienie dla GOPS i ZEASiP to lokalizacja na pograniczu miasta, która utrudnia czasami dotarcie pracowników do obsługiwanych instytucji i mieszkańców Gminy i na odwrót. Niestety w najbliższym czasie trudno się spodziewać możliwości pozyskania obiektu, który rozwiązywałby te problemy. W związku z tym w wyniku audytu zaproponowano, aby poprawić umeblowanie i usprzętowienie pomieszczeń biurowych poprzez lepsze ich rozlokowanie oraz wcześniejszą archiwizację dokumentów, aby nie zajmowały przestrzeni biurowej.
W zakresie rangi zajmowanych stanowisk także nie wnoszono większych zastrzeżeń. We wszystkich Instytucjach stosuje się zróżnicowanie rangi stanowisk w zakresie niezbędnym do wypełniania zadań. W odróżnieniu od wielu innych jednostek samorządu terytorialnego, które eksperci GDP mieli jak dotąd okazję badać w takim lub podobnym zakresie, zauważa się „oszczędne” stosowanie stopni urzędniczych. Dzięki temu zarządzanie kompetencjami pracowników jest zdecydowanie sprawniejsze i przejrzyste.
Kompetencje zespołów pracowniczych i kadry kierowniczej nie były przedmiotem badań. Niemniej jednak przy okazji pozyskiwanych informacji oraz przeprowadzonych wywiadów i obserwacji można stwierdzić, że są one na wysokim poziomie, co zapewnia efektywne wykonywanie powierzonych zadań przez poszczególnych pracowników. Tylko w nielicznych przypadkach można by się zastanowić nad podjęciem działań usprawniających funkcjonowanie pracowników. Przykładem może tu być GOPS, w którym zróżnicowanie zadań (od spraw społecznych po rozliczenia finansowe), specyfika pracy w terenie z podopiecznymi, zmienne przepisy oraz przyjmowanie kolejnych, nowych zadań (np. Program „500+”) jest przyczyną takich niekorzystnych zjawisk, jak praca w podwyższonym stresie i wypalenie zawodowe. Na to nakładają się jeszcze niekorzystne warunki lokalowe i liczba pracowników utrzymywana na dość niskim poziomie (o czym już wcześniej wspomniano). Formą wsparcia dla kadry GOPS może być wprowadzenie superwizji – zazwyczaj zwiększa to pewność pracownika, poprawia komfort pracy, a co za tym jej jakość.
Jedną z badanych jednostek Urzędu Gminy był Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół i Przedszkoli Gminnych. Ze względu na typowo administracyjno-finansowy charakter jednostki, jej struktura organizacyjna oraz zatrudnienia jest prosta i nie budziła zastrzeżeń.
Celem działalności Zespołu jest realizowanie zadań Gminy w zakresie oświaty i wychowania. Zespół prowadzi między innymi obsługę finansowo-księgową dla 6 przedszkoli, 6 szkół podstawowych, 1 zespołu szkolno-przedszkolnego oraz 2 gimnazjów. Realizuje również zadania dodatkowe z zakresu oświaty, w tym m.in. gromadzenie i scalanie danych Systemu Informacji Oświatowej, nadzoruje realizację programów rządowych jak również wykorzystania środków unijnych w zakresie oświaty, obsługuje z ramienia Gminy rozliczenia dotacji dla przedszkoli niepublicznych i inne.
Warunki lokalowe oraz wyposażenie biurowe można określić jako co najmniej dobre. Pewne zastrzeżenia może budzić lokalizacja, która dla osób po raz pierwszy odwiedzających jednostkę może sprawiać trudności w jej odnalezieniu. Biorąc jednak pod uwagę zakres i zasięg obsługiwanych placówek oraz organizację pracy i specyfikę wykonywanych zadań, ma to charakter drugorzędny i nie stanowi poważnej bariery. W Zespole liczba pracowników jest ograniczona do niezbędnego minimum (10 osób łącznie z dyrekcją). Mała, ściśle dobrana liczba pracowników, pomimo niewątpliwej racjonalności ekonomicznej, na tak duży zakres działalności generuje jednak czasem trudne do rozwiązania problemy. Na przykład powoduje konieczność szczegółowego planowania urlopów i jest dużym zagrożeniem dla wykonywania zadań w przypadku nagłego zdarzenia wykluczającego pracownika z pracy na dłuższy okres. Może skutkować to mniejszą wydajnością pracy, przemęczeniem i wynikającą z niego frustracją pracowników w wyniku spiętrzania się terminów załatwienia spraw oraz okresowym zwiększaniem zakresów obowiązków. Dużym utrudnieniem są zmiany wzorów dokumentów oraz przepisów wprowadzane odgórnie (niezależnie od władz samorządowych) i zbyt późne podawanie ich do wiadomości, a także kumulacja terminów załatwienia różnych spraw.
W najbliższych miesiącach, ze względu na kolejną zmianę przepisów ZEASiP będzie musiał poddać się zmianom. Należałoby to wykorzystać jako szansę na rozwiązanie chociażby części aktualnych problemów związanych z wypełnianiem obowiązków przez kadrę Zespołu.
Jak już wspomniano, we wszystkich trzech instytucjach zatrudnienie jest optymalne w kontekście kosztów. Ogółem nie odnotowuje się w żadnej instytucji przerostu zatrudnienia. Także struktura zatrudnienia pod względem stopni pracowników jednostki samorządu terytorialnego jest prosta i nie zauważa się tendencji do nadmiernego różnicowania stanowisk pod tym względem. Takie podejście ma plusy, jak już wspomniano, głównie ze względu na koszty. Jest to jednak także powód, dla którego mogą występować takie zjawiska jak:
- przeciążenie pracowników zadaniami pod względem jakościowym (zróżnicowanie) i ilościowym,
- braki kadrowe w wydziałach – ze względu na znaczne zróżnicowanie zadań nakładanych na UG, zbyt mała liczba pracowników powoduje, że albo tworzy się małe wydziały o klarownym zakresie zadań, ale z problemami w wyniku rotacji kadrowej i absencji, lub tworzy się duże wydziały, gdzie pracownicy są często „wielozadaniowi” i brak jest spójności oraz podobieństwa rodzajowego w wykonywanych obowiązkach.
Są to jednak problemy i bariery, które nie wpływają na jakość wykonywanych obowiązków, a raczej na komfort pracy pracowników. Z punktu widzenia mieszkańców gminy nie powinno być to odczuwalne w sposób niekorzystny. Niemniej jednak dobrze by było w miarę możliwości poszczególne utrudnienia, bariery i problemy rozwiązywać. Kluczem jednak do kompleksowego poprawienia sytuacji jest pozyskanie innego budynku, przystosowanego do wykonywania zadań urzędniczych."