Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.) – dalej jako ustawa o VAT, stacje paliw są obowiązane wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. KSeF). Na mocy zaś art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (w takiej sytuacji wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane – art. 106ga ust. 3 i ust. 4 ustawy o VAT).
W przypadkach wymienionych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, np. gdy nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej – faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Przepisy VAT nie ingerują przy tym w uzgadniany przez strony sposób udostępniania faktur ustrukturyzowanych. W konsekwencji faktury ustrukturyzowane we wskazanych przypadkach mogą być nabywcom udostępniane zarówno w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej (np. jako plik PDF), jak i przy użyciu KSeF. Udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur lub użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur wymaga od podatnika oznaczenia jej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
W myśl art. 111. ust. 1. ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Z kolei art. 111. ust. 3a. pkt. 1) ustawy o VAT wskazuje, że podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
a) w postaci papierowej lub
b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.
Ponadto w okresie od dnia 1.02.2026 r. do dnia 31.12.2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać niektóre faktury w innej formie niż faktury ustrukturyzowane (art. 145n ustawy o VAT). Możliwość ta dotyczy:
1) faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących,
2) uznawanych za tzw. faktury uproszczone paragonów fiskalnych z NIP nabywcy wystawianych na kwoty nieprzekraczające 450 zł (lub 100 euro).
Podsumowując:
Przy składaniu wniosków dotyczących zwrotu podatku akcyzowego od paliwa rolniczego w terminie od 3 do 31 sierpnia 2026 r. akceptowane będą następujące dokumenty potwierdzające zakup paliwa:
- paragony z NIP (tzw. faktury uproszczone) – paragony fiskalne, na których widnieje Państwa numer NIP, a łączna kwota zakupów nie przekracza 450 zł brutto,.
- faktury VAT z kas fiskalnych – faktury wystawiane i drukowane w formie papierowej bezpośrednio na kasach fiskalnych na stacjach paliw,
- faktury wystawione w KSeF lub ich wizualizacje – faktury wystawione przez stacje paliw w Krajowym Systemie e-Faktur (wyglądem przypominają tradycyjne faktury, ale obowiązkowo muszą zawierać kod QR oraz unikalny numer KSeF składający się z 35 znaków).
Powyższe zmiany nie wpływają na zasady składania wniosków o zwrot podatku akcyzowego od paliwa rolniczego w urzędach gmin, zmienia się jedynie format dokumentowania zakupu.